Capita spesso che, in base a scritture private stipulate tra società dello stesso gruppo, una delle compagini si impegni a eseguire nei confronti delle altre una serie di servizi, il cui corrispettivo annuo viene solitamente determinato in via forfetaria. In questi casi, la legittimità del costo sostenuto dalla committente dipenderà dalla documentazione probatoria sostanziale, in ordine alla effettività e all'inerenza delle prestazioni oggetto dei contratti.
In assenza di idonea documentazione, il costo per management fee dovrà, infatti, essere considerato indeducibile.

La fattispecie in esame rientra nei cosiddetti rapporti di service infragruppo che, nella maggior parte dei casi, riguardano:

• rapporti di assistenza amministrativa
• accordi di fornitura di servizi
• attività di marketing e promozione.

E' principio generale che, ai fini di una effettiva deducibilità del costo, sia per motivare la fruizione di un servizio prestato da altra società, sia per evitare una duplicazione degli oneri, le compagini del gruppo destinatarie delle prestazioni debbano essere prive delle risorse interne necessarie alla produzione dei servizi; il vantaggio deve essere, inoltre, specifico per la società fruitrice e non per il gruppo in generale.
Qualsiasi tecnica di management richiede, peraltro, che in tali casi si predisponga (preferibilmente da parte di un soggetto indipendente) un report conclusivo dell'attività svolta e dei servizi resi; ciò, anche al fine di evitare contestazioni sulle modalità di determinazione del valore normale della prestazione erogata.

La documentazione e le informazioni da fornire all'Amministrazione finanziaria dovranno quindi riguardare:

• il criterio di determinazione del compenso pattuito per i servizi contenuti nel service agreement
• il vantaggio ottenuto dalla società beneficiaria del servizio
• la congruità del corrispettivo
• la effettività dei servizi.

La circolare 32/1980 ha individuato, in particolare, i seguenti fattori, da considerare anche ai fini della congruità dei corrispettivi:

• ripartizione dei costi effettuata fra le varie consociate
• criterio utilizzato per la ripartizione
• inerenza del fatturato alle sole attività produttive cui si riferisce il servizio prestato
• inclusione o meno del corrispettivo del servizio nel prezzo dei beni ceduti alla consociata italiana
• rapporto tra l'utile di esercizio, la riduzione dei costi in relazione alla prestazione resa e il corrispettivo pagato
• vantaggi di lungo periodo conseguiti dall'affiliata in relazione alla prestazione del servizio
• prestazioni di servizi similari ad altre imprese indipendenti
• effettiva prestazione del servizio.

Se le prove in ordine a tali fattori non vengono fornite, il recupero è del tutto legittimo.

Tale conclusione è stata confermata e, anzi, rafforzata anche dalla Ctp di Firenze che, con la sentenza 190/20/2007 del 7 dicembre 2007, in una controversia sorta intorno agli oneri per management fee, così si è espressa: "di tali costi, riferibili a servizi di vario genere forniti anch'essi da altra società del gruppo, la ricorrente fornisce resoconto e produce contratti, cosiddetti di servizi, che effettivamente ne determinano le condizioni; da ciò tuttavia non è consentito dedurre la reale e specifica correlazione tra costo sostenuto e beneficio ricavato, così da poter attribuire a ciascuno le caratteristiche di inerenza e certezza quali condizioni per la legittima detrazione".