In prossimità della scadenza del regime transitorio, il ministero del Lavoro della Salute e delle Politiche sociali ha pubblicato un vademecum per risolvere le problematiche di carattere squisitamente tecnico e di dettaglio relative all'implementazione del libro unico del lavoro, introdotto con la "manovra d'estate" (decreto legge 112/2008).

Il prossimo anno, infatti, scatta definitivamente l'obbligo per i datori di lavoro di istituire e tenere il libro unico del lavoro in sostituzione dei "vecchi" libri paga e matricola. In realtà, la prima scadenza è fissata al 16 febbraio 2009, termine entro il quale occorrerà effettuare le registrazioni relative al mese di gennaio 2009.

La nuova disciplina consente di documentare a ogni lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'azienda, allo scopo di prevenire e contrastare il "sommerso", oltre che ridurre gli oneri burocratici ed economici a carico delle imprese.

Il ministero, visti i quesiti e i dubbi manifestati, ha ritenuto opportuno fornire indicazioni operative per agevolare il passaggio al nuovo sistema.
Il vademecum si articola in tre sezioni:
1. modalità di tenuta e calendario presenze
2. soggetti da iscrivere nel libro unico e contenuti delle registrazioni
3. sistema sanzionatorio.

Vediamo alcune delle principali indicazioni fornite

Elaborazione e tenuta: due momenti distinti
Il datore di lavoro può, liberamente, decidere di essere egli stesso il tenutario del libro unico e di affidare a un professionista o a un'associazione di categoria l'elaborazione dello stesso senza l'obbligo di delegarlo anche alla tenuta. Il vademecum precisa, infatti, che l'elaborazione e la tenuta del libro unico sono due momenti distinti sia sul piano operativo, sia sul piano giuridico.

Centri elaborazione dati
Nel vademecum, si precisa che i Centri elaborazione dati (Ced) non possono, in nessun caso, essere tenutari del libro unico del lavoro. Essi possono unicamente eseguire operazioni di calcolo e stampa dei dati retributivi e del calendario delle presenze del libro unico, utilizzando l'autorizzazione alla numerazione rilasciata al professionista che li assiste (individuato tra uno dei soggetti di cui all'articolo 1, commi 1 e 4, della legge 12/1979), non potendo tale autorizzazione essere rilasciata ai Ced.

La correzione spontanea non è assoggettabile a sanzioni
Eventuali correzioni possono essere effettuate anche in data successiva al 16 del mese successivo a quello di riferimento mediante l'indicazione del dato corretto nelle annotazioni della sezione retributiva del libro unico del mese in cui la correzione è posta in essere. Il dato corretto spontaneamente non è assoggettabile a sanzioni.

Amministratore senza compensi: non c'è obbligo di istituire il libro unico
Nel caso in cui l'amministratore di una società non percepisse alcun compenso per l'opera prestata, l'impresa non sarà tenuta ad istituire il Libro Unico (ovviamente se non vi sono altri soggetti per cui sussiste l'obbligo). Laddove, invece, l'amministratore percepisse un compenso, allora, sorgerà l'obbligo di istituzione/tenuta e le registrazioni dovranno essere effettuate solo nel mese di corresponsione del compenso stesso (ad esempio, se il compenso annuo è erogato nel mese di dicembre, le registrazioni devono essere effettuate solo in tale mensilità).

I rimborsi spese vanno nel libro unico
Vanno annotati nel libro unico anche i rimborsi spese, anche se esenti fiscalmente e contributivamente. L'annotazione può anche risolversi nell'indicazione dell'importo complessivo rimborsato laddove il rimborso avvenga a piè di lista. Non vanno, invece, annotate le somme rimborsate al dipendente per le spese da lui anticipate per conto dell'azienda datrice di lavoro dietro presentazione di fatture intestate all'azienda stessa.

Le comunicazioni obbligatorie non devono essere necessariamente tenute presso la sede
Nessuna norma obbliga l'azienda a fornire immediatamente agli ispettori copia delle comunicazioni obbligatorie⁽¹⁾, che possono essere legittimamente affidate al soggetto che detiene il libro unico e quindi esibite successivamente all'ispezione. Tuttavia, è chiaro che, se l'ispettore non ha immediato riscontro della regolare occupazione dei lavoratori assunti nell'ultimo mese trovati in azienda, è onere del datore di lavoro ispezionato dimostrare la regolarità della propria posizione agli organi di vigilanza. Pertanto, le comunicazioni obbligatorie dei lavoratori assunti nell'ultimo mese potranno essere trasmesse via e-mail o a mezzo fax quando possibile, se non sono già in possesso dei lavoratori ai quali sia stata consegnata come dichiarazione di assunzione.

La notifica certa e inequivocabile a una pubblica amministrazione evita la maxisanzione
Le registrazioni sul libro unico consentono di evitare la maxisanzione contro il sommerso soltanto nei casi in cui il datore di lavoro ha omesso per mera dimenticanza di effettuare la comunicazione obbligatoria ma il lavoratore risulta iscritto nel libro unico del mese i cui termini sono già scaduti all'atto dell'ispezione. In tutti gli altri casi, esclusivamente la comunicazione obbligatoria ovvero gli adempimenti documentali che prevedono una notifica certa e inequivocabile a una pubblica amministrazione (ad esempio, E-Mens o DM10) consentono di evitare la maxisanzione. Non sono considerati validi a tal fine altri adempimenti che, anche se obbligatori, non prevedono notifica alla pubblica amministrazione, ma soltanto atti interni aziendali.

Conclusioni
Il vademecum rappresenta un utile supporto alla comprensione delle norme che regolano l'istituzione e la tenuta del libro unico del lavoro, avendo affrontato e risolto i dubbi interpretativi avanzati dagli operatori del settore. Il cambiamento rispetto al passato è di notevole portata: superata la fase iniziale di implementazione, si apprezzeranno a pieno i vantaggi che ne derivano, legati soprattutto alla logica semplificatrice che ha ispirato la riforma.

NOTE
1. L'articolo 4-bis del Dlgs 181/2000, così come modificato dall'articolo 1, comma 1184, della legge 96/2006, prevede che i datori di lavoro pubblici e privati effettuino le comunicazioni di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro, avvalendosi dei servizi informatici messi a disposizione dai servizi competenti. Per effettuare tali comunicazioni, sul sito del ministero del Lavoro è stata predisposta un'area dedicata.