A sette anni dall'istituzione del sistema comune di cooperazione amministrativa e di scambio d'informazioni tra i paesi dell'Ue al fine di assicurare la corretta applicazione dell'imposta sul valore aggiunto (Iva) e lottare contro la frode è interessante conoscere quali sono state le modalità applicative dello strumento, introdotto con il Regolamento (CE) n.1798/2003 del Consiglio, del 7 ottobre 2003 (pubblicato in GU L 264 del 15 ottobre 2003 ed entrato in vigore il 1° gennaio 2004) relativo alla cooperazione amministrativa in materia d'imposta sul valore aggiunto e che aveva , nel contempo, abrogato il regolamento (CEE) n. 218/1992.

Il regolamento Ue e gli obiettivi
Il provvedimento normativo comunitario completa l'ambito delle misure di armonizzazione fiscale adottate per assicurare la legalità del mercato interno e succede, nella dinamica di evoluzione normativa,  a due strumenti due strumenti giuridici che si sono nel tempo rivelati come inibitori della politica di efficace cooperazione in ambito Iva auspicata dagli Stati membri. Si fa riferimento alla direttiva 77/799/CEE relativa alla reciproca assistenza fra le autorità competenti dei paesi dell'UE nel settore delle imposte dirette e indirette, completata dal regolamento (CEE) n. 218/92 concernente la cooperazione amministrativa nel settore delle imposte indirette.
Il regolamento vigente ha il merito di semplificare i contatti tra le amministrazioni fiscali locali e/o nazionali nella lotta antifrode, fondendo e rafforzando le disposizioni dei due provvedimenti  citati in un unico strumento giuridico.

L'ambito di applicazione
La cooperazione tra le autorità amministrative nazionali preposte all'applicazione della legislazione in materia di Iva e fra tali autorità nazionali e la Commissione trova applicazione in materia di cessione di beni e alla prestazione di servizi, acquisto intracomunitario e importazione di beni. Il regolamento, in particolare, definisce le norme e le procedure che consentono alle autorità competenti dei paesi dell'Unione europea di collaborare attraverso lo scambio di informazioni utili a consentire l'accertamento corretto dell'Iva.

Soggetti interessati e definizione delle procedure
Ogni Paese dell'UE individua un ufficio centrale unico che viene designato come riferimento di contatto per la cooperazione amministrativa ed, eventualmente, i servizi di collegamento e/o i funzionari competenti per gli scambi diretti di informazioni. Sul punto il regolamento prevede specifiche norme di dettaglio. Gli uffici centrali di collegamento sono tenuti all'aggiornamento degli elenchi di tali servizi o funzionari e a renderli accessibili agli altri paesi dell'Unione interessati.
I servizi di collegamento e i funzionari competenti provvedono a informare l'ufficio centrale di collegamento nel momento in cui trasmettono o ricevono una richiesta di assistenza o una risposta a una tale richiesta. Essi, inoltre, debbono comunicare all'ufficio centrale di collegamento e alla loro autorità competente il ricevimento di eventuali richieste di assistenza che richiedano interventi all'esterno della circoscrizione territoriale o della sfera funzionale.
Va precisato, tuttavia che l'obbligo di assistenza per i paesi dell'Unione non si estende,  salvo diversa previsione, nella legislazione nazionale, alla trasmissione di informazioni o documenti che le autorità hanno ottenuto con l'autorizzazione o su richiesta di un'autorità giudiziaria.

Scambio di informazioni su richiesta
Lo scambio di informazioni "su richiesta" è soggetto a una disciplina particolare.  Rientrano in questa tipologia di atti le richieste di informazioni e indagini amministrative presentate dall'autorità competente di un paese dell'Unione (autorità richiedente) all'autorità competente di un altro Paese dell'Unione (autorità interpellata) per ottenere tutte le informazioni idonee a permettere l'accertamento corretto dell'Iva. L'autorità interpellata è tenuta a fornire le informazioni richieste disponendo, se necessario, le indagini amministrative e surrogando l'autorità richiedente.  L'autorità richiedente, a sua volta, può inoltrare una richiesta motivata relativa a un'indagine amministrativa e l'autorità interpellata deve giustificare l'eventuale mancata esecuzione dell'indagine.

L'iter della richiesta
I termini di espletamento dell'iter sono tassativi: l'autorità interpellata esegue le comunicazioni tempestivamente e, comunque, entro tre mesi dalla data di ricevimento della richiesta. Qualora le informazioni siano già in possesso dell'autorità interpellata, il termine è ridotto ad un periodo massimo di un mese. L'autorità richiedente e l'autorità interpellata possono, tuttavia, concordare termini diversi. Nel caso in cui non sia possibile rispondere alla richiesta entro il termine previsto, l'autorità interpellata informa immediatamente per iscritto l'autorità richiedente dei motivi ostativi all'adempimento, precisando entro quale termine alternativo ritiene che le sarà possibile riscontrare la richiesta.

Il ruolo dei funzionari e le indagini amministrative
L'autorità richiedente e quella interpellata possono concordare di autorizzare i funzionari della prima ad essere presenti negli uffici amministrativi della seconda. I funzionari dell'autorità richiedente possono essere anche delegati a partecipare alle indagini amministrative senza, tuttavia, esercitare i poteri di controllo di cui sono titolari i funzionari dell'autorità interpellata.
Non è escluso che i Paesi membri convengano di procedere, ognuno nel proprio territorio, a controlli simultanei della situazione tributaria di soggetti passivi, se reputano che tali controlli possano rivelarsi  più efficaci di quelli eseguiti da un solo paese dell'UE.

Scambio di informazioni senza preventiva richiesta
L'autorità competente di un paese dell'UE è tenuto ad attivare lo scambio automatico delle informazioni con l'autorità competente del Paese UE quando:
- la tassazione deve aver luogo nel paese dell'UE di destinazione e l'efficacia del sistema di controllo dipende dalle informazioni fornite dal paese UE di origine;
-un paese dell'UE crede che nell'altro paese dell'UE sia stata o potrebbe essere stata violata la legislazione sull'IVA;
- esiste un rischio di perdita di gettito fiscale nell'altro paese dell'UE.
In tali ipotesi le informazioni oggetto di scambio, la periodicità e le modalità pratiche dello scambio sono determinate dalla Commissione assistita da un comitato permanente per la cooperazione amministrativa. Ciascun paese dell'UE può interloquire con gli altri attraverso uno scambio spontaneo delle informazioni in possesso.

Archiviazione e scambio di informazioni per operazioni intracomunitarie
Ogni Paese dell'UE dispone di una banca dati elettronica in cui archivia ed elabora le informazioni sull'Iva curando l'aggiornamento in tempo reale della propria banca dati. L'autorità competente di ogni Stato dell'Unione può ottenere direttamente da ogni altro paese dell'Unione le seguenti informazioni archiviate, o averne accesso diretto:
- i numeri di identificazione Iva attribuiti dal paese dell'Unione che riceve le informazioni;
- il valore totale di tutte le cessioni intracomunitarie di beni e servizi effettuate alle persone titolari di detti numeri da tutti gli operatori identificati ai fini dell'Iva nel paese dell'Unione che fornisce le informazioni.
Se necessario, per prevenire violazioni della legislazione in materia di Iva sugli acquisti di beni e sulle prestazioni di servizi intracomunitari, l'autorità competente di un paese dell'UE deve ricevere comunicazione automatica delle seguenti informazioni (a cui può anche accedere direttamente con mezzi elettronici):
- i numeri d'identificazione Iva delle persone che hanno effettuato le cessioni intracomunitarie di beni e servizi;
- il valore totale delle suddette cessioni effettuate alle persone interessate titolari di un numero di identificazione Iva.
I Paesi dell'Unione devono fornire accesso immediato all'informazione e comunque entro un mese dalla fine del periodo al quale le informazioni si riferiscono.

Condizioni relative allo scambio d'informazioni
L'autorità interpellata può rifiutare una richiesta di assistenza motivando il suo rifiuto all'autorità richiedente se:
- impone un onere amministrativo eccessivo;
- è contraria alle leggi o alle pratiche amministrative del paese dell'Unione interpellato;
- comporta la divulgazione di segreti commerciali, industriali o professionali;
- è contraria all'ordine pubblico.

Segreto d'ufficio e uso delle informazioni
Le informazioni comunicate in base al regolamento sono coperte dal segreto d'ufficio e protette secondo la legislazione nazionale del paese Ue che le ha ricevute. Pertanto sono utilizzabili soltanto per consentire:
- l'accertamento della base imponibile;
- la riscossione o il controllo amministrativo dell'imposta (ai fini dell'accertamento della base imponibile);
- l'accertamento di altri contributi, dazi e imposte contemplati dall'articolo 2 della direttiva 76/308/CEE del Consiglio;
- i procedimenti giudiziari che implicano l'eventuale irrogazione di sanzioni, avviati per violazioni della normativa fiscale (i documenti possono essere invocati come elementi di prova).

Atti collegati

• Regolamento (CE) n. 37/2009 entrato in vigore l'1/1/2010 pubblicato in GU L 14 del 20.1.2009.
• Regolamento (CE) n. 1174/2009 della Commissione, del 30 novembre 2009, recante modalità di esecuzione degli articoli 34 bis e 37 del regolamento (CE) n. 1798/2003 del Consiglio per quanto riguarda il rimborso dell'imposta sul valore aggiunto ai sensi della direttiva 2008/9/CE del Consiglio [Gazzetta ufficiale L 314 dell'1.12.2009].
• Relazione della Commissione al Consiglio e al Parlamento europeo, del 18 agosto 2009, sull'applicazione del regolamento (CE) n. 1798/2003 del Consiglio relativo alla cooperazione amministrativa in materia d'imposta sul valore aggiunto [COM(2009) 428 def. - Non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].
• Regolamento (CE) n. 1925/2004 della Commissione, del 29 ottobre 2004, che stabilisce le modalità d'applicazione di talune disposizioni del regolamento (CE) n. 1798/2003 del Consiglio relativo alla cooperazione amministrativa in materia d'imposta sul valore aggiunto [GU L 331 del 5.11.2004]. Nel regolamento la Commissione specifica le categorie di informazioni che possono essere scambiate senza richiesta preventiva, la periodicità degli scambi e altre modalità pratiche necessarie all'applicazione di talune disposizioni del regolamento (CE) n. 1798/2003.