Nuove password a scadenza, stop alle credenziali generiche per l'accesso ai servizi on line e creazione di un'utenza personalizzata, novità per l'autenticazione a Entratel via web. Infine, spazio alle note sulla trasmissione telematica dei documenti e sulla disabilitazione dai servizi.
Con la circolare n. 30/E del 25 giugno 2009, l'Agenzia ritorna sulle nuove procedure di autenticazione ai servizi telematici, fornendo istruzioni sia ai contribuenti che agli uffici.

In primis, il documento di prassi illustra quanto già intrapreso dalle Entrate su questo fronte, in seguito alle prescrizioni del Garante della privacy (provvedimento del 18 settembre 2008). Due le strade seguite: creazione di un nuovo sistema di password a scadenza per l'accesso ai servizi on line e modifica delle modalità di accesso dei soggetti diversi dalle persone fisiche.
La nuova password policy è stata avviata dal 4 febbraio con i Caf e successivamente con le altre persone giuridiche. I soggetti interessati sono stati invitati a cambiare la password di accesso che dovrà essere sostituita ogni 90 giorni.

Le nuove modalità di autenticazione, invece, sono state varate con il provvedimento direttoriale del 10 giugno 2009.
Dal prossimo 1° settembre gli utenti diversi dalle persone fisiche non potranno più utilizzare le password di ingresso ai canali telematici; i soggetti già abilitati ai servizi dovranno comunicare entro il 31 agosto i dati sui gestori e sugli operatori incaricati, i quali dovranno possedere un'autonoma abilitazione. Chi non ha ultimato gli adempimenti previsti subirà, dal 1° novembre, la revoca dall'abilitazione.

Assume rilevanza, quindi, il ruolo dei gestori incaricati, persone fisiche designate dagli enti giuridici per amministrare le liste degli operatori incaricati, cioè coloro che compiono effettivamente le operazioni all'interno del sito dei servizi telematici. I gestori possono essere anche operatori (ma non viceversa). Ogni operatore, inoltre, può agire per conto di più utenti deleganti; ogni volta che accede ai canali telematici, quindi, deve specificare, tramite la funzione "scelta utenza di lavoro", per conto di chi sta agendo.

La lista dei gestori e degli operatori incaricati deve essere comunicata all'Agenzia dal rappresentante legale o negoziale (già presente nell'Anagrafe tributaria) dell'ente o tramite un'apposita funzione sul sito o consegnando il modulo ad hoc all'ufficio delle Entrate competente. Il rappresentante può nominare, per ciascuna sede telematica, da un minimo di uno a un massimo di quattro di gestori.
Anche le persone fisiche, utenti del servizio Entratel, infine, possono indicare dei gestori incaricati (ad esempio, professionisti che ricorrono a collaboratori).

La circolare si sofferma, poi, sulla nuova procedura di autenticazione a Entratel via web. Attraverso la funzione "Se non sei ancora registrato ai servizi" del sito dei servizi telematici, l'utente richiede il codice di pre-iscrizione ed entro trenta giorni dalla sua ricezione presenta a un ufficio delle Entrate un modulo con il numero di protocollo che identifica la richiesta e la domanda di abilitazione (compilata su fac-simili diversi se si tratta di persone fisiche, soggetti giuridici o Amministrazioni pubbliche), corredata dalla relativa documentazione.
L'ufficio, dopo aver verificato la correttezza della domanda, abilita il richiedente, assegnandogli una busta virtuale contrassegnata da un numero indicato nell'attestazione consegnata dall'operatore e necessaria per prelevare le proprie credenziali.
L'utente, infatti, deve inserire all'interno del sito dei servizi telematici il numero di protocollo, il codice di pre-iscrizione, il numero della busta e selezionare dal menù "Primo accesso" la funzione che permette di prelevare sia le credenziali dalla busta "virtuale" con cui può accedere all'area riservata al sito web sia il Pincode che genera l'ambiente di sicurezza necessario per autenticare i file da trasmettere tramite Entratel.

Entrano in gioco gli uffici delle Entrate
Entratel obbligatorio anche per gli uffici delle Entrate per la trasmissione telematica delle dichiarazioni Unico PF 2009 e di altri documenti da parte dei contribuenti, a causa della disabilitazione di tutti i codici Pin associati a ciascuna struttura.
Per ogni ufficio verrà autorizzato uno o più dipendente tramite "Telemweb", con le stesse credenziali con cui si accede all'Anagrafe tributaria, come tipo utente "Q20". Anche se si tratta di un'utenza personale, associata al codice fiscale del dipendente, la circolare ricorda che la responsabilità dell'invio è comunque attribuita all'agenzia delle Entrate.

Trasmissione telematica dei documenti in formato elettronico
Step by step, vengono indicate anche le regole per l'invio dei file.
Occorre prima di tutto compilare i documenti utilizzando l'apposito programma, disponibile gratuitamente sul sito dell'Agenzia alla sezione "Software". E' possibile anche utilizzare uno dei prodotti informatici disponibili sul libero mercato. In questo caso, l'Agenzia mette a disposizione degli utenti dei software di controllo che verificano la conformità dei documenti alle specifiche tecniche richieste. Successivamente, l'utente deve verificare che i file siano firmati e protetti. Se è abilitato a Fisconline deve utilizzare l'applicazione FileInternet e firmare il file con il codice Pin; se, invece, usa Entratel, firma il file con i codici di autenticazione relativi all'ambiente di sicurezza creato con i dati contenuti nella busta virtuale.
Sarà il gestore o l'operatore incaricato a inviare il file tramite uno dei due canali web (in base al servizio a cui è registrato il proprio delegante) o attraverso il sito dei servizi telematici.
In seguito, i dati inviati vengono elaborati dall'Agenzia per controllare il codice di autenticazione, l'univocità del file e la sua conformità ai requisiti tecnici prescritti. L'utente riceve un messaggio con il numero di protocollo attribuito che sancisce la ricezione del documento e una comunicazione che attesta l'avvenuta presentazione o che comunica lo scarto del file se i dati non sono corretti o non conformi ai requisiti necessari per l'invio telematico.

Infine, spazio ai chiarimenti sulle procedure che gli uffici devono seguire per la disabilitazione dai servizi telematici nei casi di cessazione di attività da parte di un titolare di partita Iva diverso da persona fisica e trasformazione aziendale, revoca dell'autorizzazione all'esercizio dell'assistenza fiscale a un Caf o a un professionista e razione di quest'ultimo