Un operatore che, per conto di società clienti, effettua la conservazione sostitutiva di documenti fiscali, può affidare tale attività, previa autorizzazione del fruitore del servizio, in subappalto ad altro operatore, persona fisica o giuridica. Corretto, inoltre, per quanto riguarda l'archiviazione dei documenti analogici, apporre la firma qualificata e la marca temporale sull'insieme dei documenti da conservare.

Il chiarimento, formulato nella risoluzione n. 220/E del 13 agosto, è stato richiesto da una società di servizi che, per le sue imprese clienti, emette fatture elettroniche ed effettua la conservazione sostitutiva di documenti fiscali analogici o elettronici. Precisa, l'istante, che quest'ultima prestazione, abitualmente, avviene in full-outsourcing e che intende affidare completamente - se corretto da un punto di vista fiscale - al altra società specializzata la conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali.

Spiega, inoltre, che l'archiviazione informatica delle fatture cartacee o di ogni altra documentazione originale rilevante ai fini tributari, avviene mediante scansione e utilizzo del sistema Ocr per l'estrazione dei dati più significativi. La firma e la marca temporale, precisa, vengono posti dal responsabile della conservazione informatica in forma cumulativa e non su ogni documento.
La società, nel secondo quesito, chiede se è corretto il procedimento descritto.

L'agenzia delle Entrate dà il via libera a entrambe le ipotesi avanzate premettendo che sono tre i documenti fondamentali intervenuti sull'argomento:

• il Dm 23 gennaio 2004, che stabilisce le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto"
• gli articoli 21 e 39 del Dpr 633/1972, relativi le fatture elettroniche
• la deliberazione n. 11/2004 del Centro nazionale per l'informatica della pubblica amministrazione, per l'ambito più strettamente tecnico.

Non potendo prescindere dal fatto che, davanti all'Amministrazione finanziaria la responsabilità della corretta tenuta e conservazione delle scritture e documenti fiscali ricade sul contribuente, nulla vieta a quest'ultimo di affidare tali adempimenti "ad una o più persone" (cfr. circolare 36/E, del 6 dicembre 2006), di natura "giuridica" o "fisica". La doppia chance nasce dalla lettura dell'articolo 5 della deliberazione Cnipa, che non fa nessun tipo di specificazione in tal senso. Con la stessa ratio l'operatore delegato può subappaltare a un'altra società il servizio in questione, dopo aver ottenuto l'autorizzazione del cliente.

Passando al secondo quesito, la risoluzione cita l'articolo 3 del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, il quale stabilisce che la procedura di conservazione sostitutiva termina con la sottoscrizione elettronica e la marca temporale "sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti, o di insiemi di essi, da parte del responsabile della conservazione".
Secondo i tecnici delle Entrate la norma è applicabile al caso presentato nell'interpello, mentre bocciano le regole stabilite dall'articolo 23 del Codice dell'Amministrazione digitale per l'archiviazione dei documenti analogici originali rilevanti ai fini fiscali, per i quali continua a rendersi necessaria la sottoscrizione di un pubblico ufficiale.